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今さら聞けない!?ビジネスメール

こんにちは。サビ管のアキです。

 

20年前、ケータイ電話にメール(E-mail)の機能が搭載されるようになりました。

そこからはしばらく、コミュニケーションのメインのツールだったと思います。

今はすっかりLINEですよね。

LINEは既読がつくし、スタンプで返事できるし、楽で良いものです。メールを使う機会は、相当少ないのではないでしょうか。

さて、皆さんはパソコンからメールを送ったことがありますか?

 

今はだいたいgmailのアカウント持っている方が多いので、その気になればパソコンからメールを送ってみることはすぐにできるのですけれど、あまり機会が無いですよね。

お仕事で使うメールのやりとりには、いくつかルールがあります。

簡単に確認してみましょう。

 

件名を入れる

 

プライベートでのメールではあまり気にしていないかもしれませんが、パソコンでのメールのやりとりのときには、必ず件名を入れましょう。先方は、たくさんのメールを受け取っているかもしれません。件名を見て優先順位を判断します。

送ったメールがどのような内容なのか、ひと目でわかるものがいいですね。

たとえば[見学日時について]とかです。

 

本文の一行目は宛名

 

次に本文です。

まずは誰あてのメールなのかを明確にすることで間違いを防ぎます。

社名

部署名

名前(可能であればフルネーム)

の順番で書きます。

株式会社ブリッジメディア

就労支援ブリッジ

●●様

みたいな感じですね。

 

本文は簡潔に

 

いよいよ本文です。

まずはご挨拶からはじめ、名乗りましょう。
パソコンのメールでは、スマホのように差出人が誰なのかわからないことが多いです。
かならず、名乗りましょう。

その後、内容を簡潔に記載します。メールの場合は、あまり長文を送りません。一行30文字程度に収めましょう。

 

たとえば

 

お世話になっております。就労支援ブリッジの森田です。

先日お問い合わせいただきました件につきまして回答いたします。

 

などのように、できるだけ結論から入りましょう。

最後に、今後ともよろしくお願いいたします。などシメの言葉を入れればOKです。

 

 

署名ってナンだ!?

 

メールの最後には、自動的に[署名]を入れることができます。
スマホなどのメールでも設定できますが、使っていない人も多いのではないでしょうか。

メールにおける名刺のようなものです。

会社名・部署名・氏名・連絡先(メールアドレスや電話番号、URLなど)他を記載します。

いろいろな人からメールをもらうようになると、ちょっとずつ自分用にパク…カスタマイズしていくこともできますね。

 

<<おまけ>>CCとかBCCって何???

 

最後に上級編。
スマホのメーラーにもあるのですが、普段はあまり使わないですよね。

当然ながらToにメールを送る相手を入れるのですが、複数人に送るときもあります。

同じプロジェクトをやっている関係者であったり、同様の内容を複数に送っていることを明示する必要があるときは、Toに並べておきましょう。ただし、メールアドレスは個人情報ですので、双方が相手のことを知っている状況である必要があります。

 

CCは、メインの相手ではないけれども参考までに送るよ、という意味合いがあります。

たとえばお客様にお返事をしたけれども上司にも確認してもらうといった場合にはCCに上司のメールを入れることが想定されますね。注意点としては、メールを受け取った相手にも誰にCCで送っているかがわかります。相手に知らせたくない場合にはBCCを使います。

 

BCCでは、お互いに関係の無い相手に送りたいときに使用します。

また、大きな会合などの連絡の際には、Toを自分のアドレスに設定し、BCCに関係者のアドレスを入力する方法を取ることがあります。

 

【最後に】メールには返信をしよう

ブリッジではビジネスメールの練習も必要に応じて行いますが
それ以外に急遽の連絡の際にもブリッジへのメールを使用することがあります。
送る側はスマホからでも、受け取る側はパソコンメールであるという場面です。
必ず、上記のメールマナーを守りましょう。
また、メールを受け取ったら必ず返信をしましょうね。

 

以下のサイトを参考にさせていただきました。

ビジネスメールで失敗しない!覚えておくべきマナー集とやりがちなダメ文法